Tag: Excel
-
วิธีใช้ฟังก์ชัน FILTER() ของ Excel
ภาพรวม ฟังก์ชัน FILTER() ใช้ดึง (extract) เอาข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนดกลับมาแบบไดนามิค (dynamic) หรือเปลี่ยนไปตามข้อมูลต้นฉบับอัตโนมัติ ดังนั้นถ้าข้อมูลหรือเงื่อนไขเปลี่ยนไป ฟังก์ชันนี้ก็จะให้ข้อมูลชุดใหม่ที่ตรงกับเงื่อนไขออกมา ซึ่งทำให้เรามีความยึดหยุ่นในการเรียกข้อมูลออกมาดูหรือใช้งานได้ โดยที่ไม่ต้องไปยุ่งกับต้นแหล่งข้อมูลฉบับเลย การใช้งานสูตร ตัวอย่างการใช้งาน สมมติเรามีข้อมูลดังตารางด้านล่างนี้ ชื่อ ตำแหน่ง แผนก เงินเดือน สมชาย ผู้จัดการ การตลาด 50,000 อรอนงค์ นักวิเคราะห์ การเงิน 40,000 สมหญิง ผู้ช่วยผู้จัดการ การตลาด 45,000 สมศักดิ์ วิศวกร วิศวกรรม 35,000 ปวีณา พนักงานขาย การขาย 30,000 ธนพล นักวิเคราะห์ การเงิน 42,000 วราภรณ์ ผู้ช่วยผู้จัดการ การเงิน 38,000 กิตติ วิศวกร วิศวกรรม 37,000 จิราพร พนักงานขาย การขาย 32,000…
-
VBA คืออะไร?
Visual Basic for Applications (VBA) เป็นภาษาสำหรับเขียนโปรแกรมหรือชุดคำสั่ง เพื่อให้ Microsoft Office ทำงานในแบบที่ผู้เขียนต้องการได้ ถ้าให้ขยายความอีกที จะหมายความว่า “เราสามารถเขียนหรือบันทึกขั้นตอนการทำงานที่เราทำงานใน Microsoft Office ไว้ แล้วสั่งให้มันทำงาน ส่วนเราเป็นคนนั่งดูหรือเรียกว่า รอจะดีกว่า 😁” เพื่อประหยัดเวลาที่เราเสียไปกับการเลื่อนเมาส์หรือกดปุ่มบนคีย์บอร์ดลง โดยเฉพาะงาน copy and paste ข้อมูลเดิม ๆ เยอะ ๆ หลาย ๆ ไฟล์ ซึ่งทำให้เราเหนื่อย ทำผิดพลาดได้ง่าย นำไปสู่ความน่าเบื่อในที่สุด จากประสบการ์ส่วนตัว บางทีเป็นงานที่อาจกินเวลาในแต่ละวันของเราไปเกือบครึ่ง หรืออย่างน้อยก็ 1/3 จนบางทีทำให้บางคนถึงกับนิ้วล็อคไปแล้วด้วยซ้ำ หรือบางงานอาจจะเป็นการตรวจสอบข้อมูล หรือการจัดรูปแบบ แบบเดิม ๆ ซ้ำ ๆ โดยเฉพาะหัวหน้างาน หรือวิศวกร เช่น ตรวจดูว่าไฟล์บันทึกข้อมูลที่ส่งมาจากหลาย ๆ คน หลาย ๆ ทีม…
-
ใช้ฟังก์ชัน FILTER กรองเอาเฉพาะตัวเลขในคอลัมภ์
วันนี้เจอปัญหาหนึ่งในข้อมูลที่เราเก็บไว้ใช้เอง คือ ในคอลัมภ์นั้นมีทั้งตัวเลข ตัวอักษร และไม่มีข้อมูล แต่เราอยากได้เฉพาะตัวเลข ไม่เอาตัวอักษรและเซลล์ที่ไม่มีข้อมูล โดยปกติ Excel ทำได้โดยใช้ Autofilter ในตารางได้อยู่แล้วล่ะ แต่ประเด็นคือเราอยากใช้สูตร เพราะไม่อยากมาคลิก 😂 ก็คือขี้เกียจนั่นแหละ เพราะต้องเอาไปนับเลขที่ไม่ซ้ำ และใช้ในการคำนวณต่ออีก และคิดว่าฟังก์ชัน FILTER คงทำได้แหละ และไปค้นเจอใน Google Groups นี้ และก็ตรงกับที่อยากใช้พอดี การใช้ฟังก์ชัน FILTER กรองเราเฉพาะตัวเลขในคอลัมภ์ โดยฟังก์ชัน FILTER จะใช้กรองข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ระบุไว้จาก Range อื่น และเราจะใช้ร่วมกับอีก 3 ฟังก์ชัน (แต่ไม่ยากนะ 😁 อย่าพึ่งรีบหนีไปล่ะ) ก็คือฟังก์ชัน ใครอยากดูไฟล์ตัวอย่าง คลิกตรงนี้และ File > Save as > Download a copy จาก OneDrive ได้เลยนะครับ จากภาพตัวอย่างข้อมูลจะอยู่ในคอลัมภ์…
-
สูตร Excel สำหรับแยกชื่อและนามสกุล ด้วยฟังก์ชัน TEXTBEFORE และ TEXTAFTER
ผมเคยเขียนวิธีการแยกชื่อ-สกุลออกมากันไปแล้วตอนหนึ่ง โดยใช้ Text to Columns ในแถบ Data แต่สำหรับบางคนอาจไม่ได้ต้องการแยกแบบถาวร คืออยากให้ถ้าแก้ไขชื่อ หรือสกุลในช่องที่รวมกันไว้ แล้วให้ข้อมูลใน 2 ช่องที่แยกเป็นชื่อกับสกุลนั้นก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ซึ่งถ้าความต้องการเป็นแบบนั้น เราก็จะต้องให้สูตร หรือไม่ก็ฟังก์ชันแหละ โดยสำหรับผู้ใช้ Office 365 ตอนนี้ฟังก์ชัน TEXTBEFORE() กับ TEXTAFTER() น่าจะเปิดให้ใช้แล้ว สำหรับผู้ที่ไม่มี 2 ฟังก์ชันดังกล่าว ก็สามารถใช้ LEFT() และ RIGHT() รวมกับ FIND() และ LEN() ได้ แต่ก่อนอื่นมาดูข้อมูลก่อน จากภาพตารางข้อมูลด้านบน ช่องข้อมูลหลักของเราจะเป็นคอลัมภ์ A ซึ่งจะเป็นชื่อ-สกุล รวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน แยกด้วย spacebar ส่วนคอลัมภ์ B จะเป็นชื่อที่เราจะใช้ TEXTBEFORE() แยกออกมา และคอลัมภ์ C จะใช้ TEXTAFTER() การใช้งาน TEXTBEFORE()…
-
การทำตัวเลือก drop down แบบค้นหาได้
เราส่วนมากใช้ Google กันจนเคยชินกับการใช้ตัวเลือกที่เขาเสนอมาให้ ซึ่งมันสะดวกมาก เพราะบางทีเราก็ไม่ค่อยแน่ใจนักว่าจะพิมพ์อะไรต่อไปดี 😅 ตัวอย่างที่งานฝ่ายบุคคลพบบ่อยได้แก่ คนที่ชื่อ “นา” แผนก Operation นี่เขาชื่อจริงว่าอะไรนะ โดยเฉพาะคนที่ไม่ได้ส่งเมล์หาคนคนนั้นบ่อย ๆ แล้วถ้าเราใช้ Excel จะพอมีวิธีไหนช่วยกรองข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับที่เราพิมพ์เข้าไปได้บ้าง แล้วให้ cell ที่ต้องการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องขึ้นมาแสดงผลเอง มาดูวิธีกันครับ ก่อนอื่นข้อมูลตัวอย่างอยู่ในซีตชื่อ “data” โดยข้อมูลนี้ได้จากการสุ่มมาจาก https://kidhaina.com/thainamegenerator.html และเหมือนเช่นเคย (สำหรับผม 😁) ข้อมูลทำการ Format as Table แล้ว และตั้งชื่อเป็น tblData มีอีก 2 คอลัมภ์ที่นำข้อมูลที่มีอยู่มาเชื่อมกัน โดยคอลัมภ์ i หรือ forlookup จะใช้แสดงผลลัพธ์เมื่อผู้ใช้เลือกชื้อใดชื่อหนึ่ง ส่วนคอลัมภ์ j หรือ forsearch ใช้เพื่อช่วยให้เราสามารถค้นหาได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังภาพ ฟังก์ชันที่ใช้กรองข้อมูล สำหรับการกรองข้อมูลที่มีอยู่เทียบกับข้อมูลที่ถูกพิมพ์เขามา เราจะใช้ฟังก์ชัน FILTER(), SEARCH() และ…
-
การใส่เครื่องหมายคำพูดในสูตร Excel
อาจมีบางครั้งเหมือนกันที่เราต้องการใช้ผลลัพธ์ใน Excel ที่เป็นเครื่องหมายคำพูด หรือเครื่องหมายอัญประกาศ หรือบางคนก็เรียกว่า “ฟันหนู” (มีหลายชื่อเหมือนกันแฮะ) โดยในภาษาอังกฤษก็คือ double quote (“) หรือเรียกเต็มคือ double quotation mark นั่นเอง และก็เป็นที่รู้กันอยู่แล้วว่า double quote ใช้สำหรับกำหนดช่วงของข้อความในสูตร Excel เช่น ถ้าเราใช้สูตร =A1&” นิ้ว” และในเซลล์ A1 มีค่าเท่ากับ 3 ผลลัพธ์ในเซลล์ที่เราใส่สูตรไว้จะแสดงเป็น 3 นิ้ว ดังนั้นถ้าเราใส่เครื่องหมายคำพูดไม่ครบคู่ในสูตร เซลล์นั้น ๆ ก็จะ error ดังตัวอย่างในภาพด้านล่างนี้ และหากทำได้ Excel จะแก้ไขให้ได้ สำหรับสูตรที่ไม่ซับซ้อน จากตัวอย่างด้านบน หากเราตอบไว้ใช่ Excel จะแก้ไขให้ได้ โดยเพิ่มเครื่องหมายคำพูดขึ้นมาอีกตัว ซึ่งเป็นวิธีที่เรียกว่า ใส่ escape string ในสูตร ดังภาพด้านล่าง หรือหากใครใช้สูตรที่ซับซ้อนเกรงว่าจะงง เราสามารถใช้ฟังก์ชัน…
-
การตัดข้อมูลซ้ำออกใน Excel
สำหรับใครที่เจอปัญหาที่จะต้องกรอง หรือตัดข้อมูลซ้ำออกบ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อมูลที่มาจาก Microsoft Forms หรือ Google Forms ซึ่งตั้งแต่ก่อนจะต้องใช้ advance filter มาช่วยจัดการ แต่ค่อนข้างจะใช้หลายคลิกถึงจะได้เฉพาะข้อมูลที่ต้องการ รวมถึงหากข้อมูลเปลี่ยนไปข้อมูลที่กรองออกมาแล้ว จะไม่เปลี่ยนแปลงตาม (ไม่ dynamic update) ตอนนี้ใน Excel มีฟังก์ชันชื่อ UNIQUE มาช่วยแก้ไขปัญหานั้นแล้ว ฟังก์ชัน UNIQUE ใน Excel ⚠ แต่ต้องบอกไว้ก่อนว่า จะใช้ได้เฉพาะผู้ที่เป็นสมาชิก Office 365 หรือ Excel 2021 เป็นต้นไป โดยฟังก์ชันนี้จะกรองเอาเฉพาะข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันมาให้เรา การใช้งานฟังก์ชัน UNIQUE วิธีใช้งานง่าย ๆ คือใช้สูตร =UNIQUE(A2:A40) ใน cell แรกที่เราต้องการจะใส่ข้อมูลที่ผลการกรอกข้อมูลจะออกมา ไวยากรณ์ (Syntax) array ก็คือ range ข้อมูล หรือจะใส่ข้อมูลเป็น array…
-
การใช้ฟังก์ชัน LAMBDA ใน Excel
สรุป ฟังก์ชัน LAMBDA ใช้สำหรับ สร้างฟังก์ชันใหม่ เพิ่มเข้าไปในไฟล์ Excel (workbook) โดยไม่ต้องเขียน Macro(s) หรือ VBA code 😊👍 เพิ่มเข้าไปในไฟล์ ซึ่งจะช่วยให้เราไม่ต้องพิมพ์ หรือ copy-paste สูตรที่เขียนขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก รวมทั้งฟังก์ชันที่สร้างจาก LAMBDA() นี้ จะสามารถเรียกใช้ตลอดในไฟล์ Excel นั้น ๆ เสมือนเป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีมากับ Excel ข้อจำกัดในการใช้งาน! ตอนนี้ฟังก์ชัน LAMBDA อยู่ในช่วงทดลองใช้งานในกลุ่ม Office Insiders อยู่ ดังนั้นสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป จะยังไม่เห็นฟังก์ชันนี้ เปิดให้ใช้งานทั่วไปแล้ว (ข้อมูล ณ วันที่ 25 เม.ย. 2566) รูปแบบการใช้งาน (Syntax) อาร์กิวเมนต์ (Arguments) อาร์กิวเมนต์ คำอธิบาย จำเป็นต้องมี? parameterX ใช้กำหนดค่า หรือตัวแปรต้นที่จะใช้ประกอบการคำนวณ แต่จะมีได้ไม่เกิน…
-
การพยากรณ์ หรือประมาณการด้วย Excel
ในงานบริหารจัดการด้านต่าง ๆ มีสิ่งที่ต้องทำควบคู่ไปเสมอคือ การวางแผนงานล่วงหน้า และความแม่นยำในการวางแผนมักจะขึ้นอยู่กับการประมาณการสถานการณ์ล่วงหน้า หรือการพยากรณ์จากข้อมูลเดิมที่เรามีอยู่ ไม่ว่าจะเป็น แน้วโน้มทางการตลาดจะเป็นอย่างไร? ยอดขายจะเป็นเท่าไหร่? สินค้าคงคลังจะเป็นเท่าไหร่? และควรจะต้องมีพนักงานฝ่ายต่าง ๆ จำนวนเท่าไหร่? หรืองานอะไรก็ตาม ซึ่งผู้บริหารไม่ว่าจะระดับไหนก็ต้องวางแผนทรัพยากรล่างหน้าอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มหรือลดก็ตาม และการคาดการณ์แบบไม่มีข้อมูลเลย ก็คงไม่ต่างอะไรจากการเดา ซึ่งอาจจะให้ผลไม่แม่นยำพอ ซึ่งจะส่งผลให้ทรัพยากรไม่เพียงพอ หรือมากเกินไป ในตอนนี้เราจะขอใช้สูตร Excel มาช่วยในการประมาณการสิ่งที่จะเกิดขึ้น ซึ่งน่าจะช่วยให้เป็นตัวอย่างให้เรานำไปใช้ในงานของผู้อ่านได้ ตัวอย่างที่เราจะใช้ในตอนนี้คือ ประมาณการยอดผู้ติดเชื้อโควิด 19 ในประเทศไทยของเราเอง ซึ่งข้อมูลเราได้มาจาก รายงาน COVID-19 ประจำวัน ของ data.go.th แล้วนำมาสรุปเป็นยอดผู้ติดเชื้อต่อวัน แล้วก็จะได้ไฟล์ตัวอย่าง ซึ่งกดไปดูหรือดาวน์โหลดได้จากลิงค์นี้ โดยในไฟล์ตัวอย่าง ค่าในคอลัมภ์ต่าง ๆ จะเป็นตามนี้ ส่วนสูตรคำนวณจะอธิบายเพิ่มเติมอีกที คอลัมภ์ A คือ Date ซึ่งก็คือวันที่ คอลัมภ์ B คือ CasePerDay ซึ่งก็คือ ยอดผู้ติดเชื้อต่อวัน ซึ่งเรารวมมาจากข้อมูลที่ได้จาก…