ข้อดีของการใช้ Format as Table ใน Excel

Table ใน Excel เป็นอีกฟังก์ชันหนึ่งที่หลายคนไม่ได้ใช้งาน ซึ่งมักทำให้เสียเวลาในการทำอะไรบางอย่างไปโดยไม่จำเป็น อย่างเช่นการเติมสี จัดรูปแบบเซลล์ ทำแถบสีให้แถวคู่แถวคี่ ใส่ตัวกรองข้อมูล และ freeze แถวบนสุด เป็นต้น

โพสต์นี้จึงอยากแนะนำข้อดีของการใช้ Format as Table ใน Excel ว่าจะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายและเร็วขึ้นได้ยัง

Table คืออะไร?

สำหรับผมแล้ว table (ที่ไม่ใช้ data tables ในส่วนของการทำ what-if analysis) คือ การตั้งชื่อ range เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้นมาก ๆ โดยใช้ปุ่ม Format As Table ในแถบ Home หรือกด Ctrl + T

สำหรับใครที่ต้องการไฟล์ตัวอย่าง ให้คลิกลิงค์นี้ แล้วเลือกดาวน์โหลดไปลองทำตามดูได้นะครับ

1. ไม่ต้องเสียเวลาปรับสีและรูปแบบ

เป็นข้อดึที่เห็นเป็นรูปอธรรมที่สุด ทำแล้วเห็นเลย เพียงแค่เลือกรูปแบบที่โดนใจจากรายการที่มีให้ หลังจากนั้นก็ไม่ต้องทำอะไรแล้ว โดยเฉพาะส่วนที่เรียกว่า banded row ซึ่งก็คือแถวคู่กับแถวคี่สีไม่เหมือนกัน ซึ่งถ้าคุณใช้ Format as Table นะ Excel จัดการให้เสร็จสรรพ

และถ้าอยากเปลี่ยนรูปแบบก็แค่เลือกรูปแบบไหม่ ไม่ต้องไปปรับทีและแถวหรือทีละคอลัมภ์

หรือถ้าไม่ชอบรูปแบบที่ Excel ทำมาให้ เราก็สามารถทำกำหนดเองและบันทึกไว้ใช้ได้อีกด้วย

2. ใส่ Filter ให้โดยอัตโนมัติ

คงไม่ต้องอธิบายเยอะ ก็คือ เราไม่ต้องไปคลิกเมาส์เพื่อใส่ Filter สำหรับกรองข้อมูลเอง หรือถ้าไม่อยากให้มีก็เลือกไม่ให้แสดงจาก contextual tab

3. หัวตารางจะอยู่ให้เห็นเสมอ

เมื่อข้อมูลในตารางของเราเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ และเราเลื่อนลงไปดูข้อมูลด้านล่าง ก็ต้อง Freeze แถวบน เพื่อที่จะให้เห็นหัวตาราง

แต่ถ้าใช้ Format as Table ชื่อคอลัมภ์จะกลายเป็นหัวตารางไปเลย ดูในภาพด้านล่าง

4. ตารางจะขยายออกโดยอัตโนมัติ

เมื่อข้อมูลเราถูกทำเป็นตารางข้อมูลแล้ว เมื่อเพิ่มข้อมูลไม่ว่าจะแถวต่อไป หรือคอลัมภ์ถัดไป ตารางข้อมูลของเราจะขยายเพิ่มไปอัตโนมัติ

แต่หาเราไม่ต้องการ เราก็สามารถ Undo ได้ ซึ่ง Excel จะหยุดขยายตารางออกมา แต่ข้อมูลที่พึ่งจะพิมพ์เข้าไปยังคงอยู่

อย่างไรก็ตาม ถือว่าเป็นฟังก์ชันที่ดีมาก ๆ อันหนึ่งของตารางข้อมูล เพราะเราไม่ต้องมาคอยตรวจสอบว่า รูปแบบข้อมูลที่ใส่เข้าไปจะเข้ากันได้กับข้อมูลอื่นที่มีอยู่ในตารางไหม

5. ตารางข้อมูลจะเป็น named range โดยอัตโนมัติ

named range เป็นอีกฟังก์ชันหนึ่งที่ผมมักแนะนำให้คนใกล้ตัวใช้เสมอ โดยเฉพาะคนที่มีสูตร (formulas) ในไฟล์เยอะ ๆ เพราะเวลาอ่านมันเข้าในง่ายกว่าเยอะ เช่น

=C5 + C5 * $B$3

ถ้าเทียบกับ

=[@Price] + [@Price] * VAT

จะเห็นว่าสูตรคำนวณสิ่งเดียวกัน (ซึ่งในที่นี้ก็คือ ราคาขาย = ราคาสินค้า + ภาษีมูลค่าเพิ่ม) จะเห็นว่าสูตรด้านล่างจะดูเป็นภาษาที่มนุษย์เข้าใจได้ง่ายกว่า

แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยใช้ตารางข้อมูลแบบนี้อาจจะงงงงหน่อย โดย [@Price] จะหมายถึงให้เอาข้อมูลในคอลัมภ์ชื่อ Price ในแถวเดียวกันมา

โดยแนวทางการเรียกชื่อส่วนต่าง ๆ ใน table จะเป็นไปตามตารางนี้ และสมมติว่า table ของเราอยู่ที่ range A1:E202

การเรียกข้อมูลในตาราง	คำอธิบาย	Range ที่จะอ้างถึง
tblOrders[#All]	อ้างถึงทุกส่วนของตารางข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นหัวตาราง ข้อมูลในตาราง รวมไปถึงผลรวม หรือ total (ถ้ามี)	$A$1:$E$202
tblOrders[#Header]	อ้างถึงเฉพาะแถวที่เป็นหัวตาราง หรือ Header row เท่านั้น	$A$1:$E$1
tblOrders[#Data]	อ้างถึงเฉพาะส่วนข้อมูลของตาราง เท่านั้น	$A$2:$E$201
tblOrders[ColumnHeaderName]	อ้างถึงข้อมูลในคอลัมภ์นั้น ๆ เท่านั้น เช่น tblOrders[TotalAmount]	$E$2:$E$201
tblOrders[#Totals]	อ้างถึงเฉพาะแถวที่เป็นผลรวม ถ้ามีนะ ส่วนถ้าไม่มีก็จะได้ null หรือไม่มีค่าอะไรส่งกลับมา ก็คือไม่มีอะไรแสดงออกมานั่นล่ะ	$A$202:$E$202

ใส่ตัวกรอง การเรียงลำดับ และตัวช่วยค้นหา ให้แต่ละคอลัมภ์อัตโนมัติ

ซึ่งตรงนี้จะช่วยลดเวลาที่เราเลื่อนเคอร์เซอร์ไปมาระหว่างปุ่มคำสั่งและข้อมูลได้เยอะ โดยเฉพาะการเรียงลำดับ ค้นหา หรือกำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการให้แสดงผล

เติมสูตรคำนวณในคอลัมภ์เดียวกันอัตโนมัติ

อย่างเช่น หากผมอยากใส่สูตรที่จะบอกว่า order ในแต่ละแถวนั้นเกิดขึ้นเดือนไหน ต่อจากคอลัมภ์สุดท้ายของ table

ผมแค่พิมพ์สูตรนี้

=CHOOSE(MONTH([@TimeStamp]),"Jan","Feb","Mar","Apr","May","Jun","Jul","Aug","Sep","Oct","Nov","Dec","")

ต่อจากข้อมูลในคอลัมภ์ F แถวไหนก็ได้ Excel จะเติมสูตรนี้ในแถวอื่นให้อัตโนมัติ ที่เหลือเราแค่ไปตั้งชื่อคอลัมภ์เอง เพราะปกติ Excel จะตั้งให้เป็น Column1

เพิ่มข้อมูลในกราฟให้โดยอัตโนมัติ

หากเรามีกราฟที่แสดงผลจากข้อมูลใน table
เมื่อเราเติมข้อมูลเข้าไปใน table ข้อมูลที่ก็จะถูกแสดงผลเพิ่มในกราฟด้วย หรือ Dynamic Charts

โดยสรุป

การนำข้อมูลที่มีอยู่แปลงเป็น table (Format as Table) ช่วยให้เราประหยัดเวลาในการทำงานไปหลายอย่างมาก

อย่างไรก็ตาม ความถูกต้องและความสัมพันธ์กันของข้อมูลนั้น ยังไงก็เป็นหน้าที่ของคนที่ทำงานอยู่ ไม่ว่าจะทำงานคนเดียว หรือทำงานร่วมกัน

ดังนั้นควรใช้ table ร่วมกับ data validate ด้วย เพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลและผลลัพธ์ที่ผิดพลาด