จัดเรียงข้อมูล (Sorting) แบบง่าย — เรียงจากน้อยไปมาก มากไปน้อย และหลายระดับ
1. ข้อมูล 200 แถว แต่อยากดูเฉพาะยอดขายสูงสุด — ต้องเลื่อนหาเอง?
เคยไหมครับ — คุณมีข้อมูลพนักงานเป็นร้อยคน แล้วต้องหาว่าใครเงินเดือนสูงที่สุดในบริษัท? หรือมีรายการสินค้าเป็นพันรายการ แต่อยากรู้ว่าอันไหนขายดีที่สุด?
ถ้าคุณยังนั่งเลื่อนเมาส์หาทีละแถวหรือใช้สายตามองหาค่าที่มากที่สุดในตารางยาวๆ — ขอให้หยุดก่อนครับ! เพราะ Excel มีเครื่องมือที่เรียกว่า Sort (การจัดเรียง) ที่จะเรียงข้อมูลให้คุณอัตโนมัติภายในไม่กี่คลิก!
Sorting คือการจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางตามคอลัมน์ที่คุณกำหนดครับ — ไม่ว่าจะเรียงจากน้อยไปมาก (A-Z หรือ 0-9) หรือมากไปน้อย (Z-A หรือ 9-0) แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็เสร็จ!
วันนี้ผมจะพาคุณไปเรียนรู้ตั้งแต่:
- ✅ Sort พื้นฐาน — คลิกเดียวเรียงได้
- ✅ Sort หลายระดับ — เรียงแผนกก่อน แล้วค่อยเรียงเงินเดือน
- ✅ ข้อควรระวัง — สิ่งที่มือใหม่พลาดบ่อยที่สุด
- ✅ ตัวอย่างจริง — เอาไปใช้ในงานได้ทันที
2. Sort พื้นฐาน — แค่คลิกเดียวก็เรียงได้
Sort แบบพื้นฐานคือการเรียงข้อมูลตามคอลัมน์เดียวครับ — วิธีที่ง่ายที่สุดที่มือใหม่ทุกคนควรรู้
วิธี Sort แบบคลิกเดียว
มี 2 วิธีที่ง่ายมากครับ:
วิธีที่ 1: ใช้เมนูที่หัวตาราง
- คลิกที่ลูกศร drop-down ที่หัวคอลัมน์ (ถ้าคุณทำเป็น Table หรือใช้ Filter ไว้)
- เลือก Sort A to Z (เรียงจากน้อยไปมาก) หรือ Sort Z to A (เรียงจากมากไปน้อย)
- เสร็จ! — ข้อมูลทั้งตารางจะเรียงตามคอลัมน์นั้น
วิธีที่ 2: ใช้ปุ่ม Sort บน Ribbon
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการเรียง
- ไปที่ Home Tab > Sort & Filter (กลุ่ม Editing ด้านขวาสุด)
- เลือก Sort A to Z หรือ Sort Z to A
- เสร็จ! — ง่ายมากครับ
หรือใช้ Data Tab ก็ได้:
ไปที่ Data Tab > Sort A to Z (AZ icon) หรือ Sort Z to A (ZA icon) — เหมือนกันครับ เลือกทางที่ถนัด
ตัวอย่าง: เรียงยอดขายพนักงาน
สมมติว่าคุณมีข้อมูลยอดขายของพนักงานขาย 8 คนแบบนี้:
| ชื่อพนักงาน | แผนก | ยอดขาย (บาท) |
|---|---|---|
| สมชาย | ขาย | 120,000 |
| สมหญิง | ขาย | 95,000 |
| วิชัย | ขาย | 145,000 |
| นภา | ขาย | 78,000 |
| ประเสริฐ | ขาย | 110,000 |
| กัญญา | ขาย | 132,000 |
| ธนพล | ขาย | 88,000 |
| สุดา | ขาย | 105,000 |
ถ้าอยากรู้ว่าใครขายดีที่สุด (มากไปน้อย):
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ “ยอดขาย (บาท)”
- ไปที่ Data Tab > คลิก Sort Z to A (ZA — มากไปน้อย)
- ผลลัพธ์: วิชัย 145,000 มาเป็นอันดับแรก, นภา 78,000 มาเป็นอันดับสุดท้าย
ถ้าอยากรู้ว่าใครขายน้อยที่สุด (น้อยไปมาก):
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ “ยอดขาย (บาท)”
- ไปที่ Data Tab > คลิก Sort A to Z (AZ — น้อยไปมาก)
- ผลลัพธ์: นภา 78,000 มาเป็นอันดับแรก, วิชัย 145,000 มาเป็นอันดับสุดท้าย
คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างที่แนบมาดูครับ — เปิดชีท “ยอดขาย” แล้วลองคลิก Sort ดูเอง จะเห็นว่าข้อมูลทั้งแถวเรียงตามกันไปเลย!
Sort ตัวอักษร (A-Z / Z-A)
เวลาเรียงข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ — Excel จะเรียงตามลำดับตัวอักษรไทย:
- A-Z: ก ไก่ ไปถึง ฮ นกฮูก (น้อยไปมาก)
- Z-A: ฮ นกฮูก ไปถึง ก ไก่ (มากไปน้อย)
ตัวอย่าง: เรียงชื่อพนักงานตามตัวอักษร
- คลิกที่คอลัมน์ “ชื่อพนักงาน” > Sort A to Z
- ผลลัพธ์: กัญญา, ธนพล, นภา, ประเสริฐ, วิชัย, สมชาย, สมหญิง, สุดา
Sort วันที่
วันที่ก็ Sort ได้ครับ — Excel จะเรียงตามลำดับเวลาจริง:
- Sort A to Z (เก่าไปใหม่): วันที่น้อยที่สุดขึ้นก่อน
- Sort Z to A (ใหม่ไปเก่า): วันที่ล่าสุดขึ้นก่อน
⚠️ข้อควรระวัง: วันที่ที่ Sort ได้ต้องเป็นวันที่จริงของ Excel นะครับ — ไม่ใช่ข้อความที่พิมพ์เหมือนวันที่! ถ้าเป็นข้อความจะเรียงตามตัวอักษรแทน
3. Sort หลายระดับ — เรียงแผนกก่อน แล้วค่อยเรียงเงินเดือน
นี่คือสิ่งที่ทำให้คุณเป็นมือโปรครับ! — Sort หลายระดับ คือการเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์พร้อมกัน เช่น “เรียงแผนกก่อน แล้วภายในแผนกเดียวกัน ให้เรียงเงินเดือนจากมากไปน้อย”
วิธี Sort หลายระดับ
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล
- ไปที่ Data Tab > คลิก Sort (จะเปิดหน้าต่าง Sort)
- ในช่อง Sort by (ระดับแรก): เลือกคอลัมน์หลักที่ต้องการเรียง เช่น “แผนก”
- ในช่อง Sort On: เลือก “Cell Values” (ค่าในเซลล์)
- ในช่อง Order: เลือก “A to Z” หรือ “Z to A”
- คลิก Add Level (เพิ่มระดับ) — จะเพิ่มแถวใหม่
- ในช่อง Then by (ระดับที่สอง): เลือกคอลัมน์รอง เช่น “เงินเดือน”
- เลือก Order: “Largest to Smallest” (มากไปน้อย)
- คลิก OK — เสร็จ!
ตัวอย่าง: เรียงพนักงานตามแผนกและเงินเดือน
ดูตัวอย่างจากข้อมูลพนักงานจริง:
| ชื่อพนักงาน | แผนก | เงินเดือน |
|---|---|---|
| สมชาย | ขาย | 28,000 |
| สมหญิง | บัญชี | 32,000 |
| วิชัย | ขาย | 25,000 |
| นภา | บุคคล | 22,000 |
| ประเสริฐ | ผลิต | 18,000 |
| กัญญา | IT | 35,000 |
| ธนพล | ผลิต | 20,000 |
| สุดา | จัดซื้อ | 23,000 |
| ชัยวัฒน์ | การตลาด | 27,000 |
| นิดา | บุคคล | 21,000 |
| สุชาติ | ขาย | 30,000 |
| อรัญญา | บัญชี | 29,000 |
| มานพ | ผลิต | 19,500 |
| พรทิพย์ | IT | 38,000 |
| อุดม | จัดซื้อ | 24,000 |
| จันทร์เพ็ญ | การตลาด | 26,000 |
| วีระ | ผลิต | 22,000 |
| พิชิต | จัดซื้อ | 21,000 |
| บุญรักษ์ | ผลิต | 19,500 |
| สายฝน | การตลาด | 25,000 |
ต้องการ: เรียงตามแผนก (A-Z) และภายในแผนกเดียวกันให้เรียงเงินเดือนจากมากไปน้อย
วิธีทำ:
- คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง
- Data Tab > Sort
- Sort by: แผนก, Order: A to Z
- คลิก Add Level
- Then by: เงินเดือน, Order: Largest to Smallest
- OK
ผลลัพธ์: ข้อมูลจะเรียงเป็นกลุ่มแผนกจาก ก-ฮ โดยภายในแผนกเดียวกัน คนที่เงินเดือนสูงจะขึ้นก่อน!
เปิดไฟล์ตัวอย่างที่ชีท “พนักงาน” แล้วลองกด Sort หลายระดับดูครับ — จะเห็นว่าข้อมูลจัดเรียงกันเป็นระเบียบมาก!
4. ตัวอย่างประยุกต์: จัดเรียงข้อมูลในร้านค้าปลีก
มาดูตัวอย่างที่ใช้จริงในชีวิตการทำงานกันครับ — เปิดไฟล์ตัวอย่างที่ชีท “สต็อกสินค้า” แล้วลองทำตามดูนะครับ
สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการร้านสะดวกซื้อ มีข้อมูลสต็อกสินค้าดังนี้:
| รหัสสินค้า | ชื่อสินค้า | หมวดหมู่ | จำนวนคงเหลือ | ราคาขาย |
|---|---|---|---|---|
| S001 | บะหมี่กึ่งสำเร็จรูปต้มยำ | อาหารแห้ง | 45 | 12 |
| S002 | น้ำดื่ม 600ml | เครื่องดื่ม | 120 | 10 |
| S003 | ขนมปังแซนด์วิช | อาหารสด | 8 | 35 |
| S004 | ยาสีฟัน | ของใช้ส่วนตัว | 22 | 45 |
| S005 | น้ำอัดลม | เครื่องดื่ม | 65 | 18 |
| S006 | ปลากระป๋อง | อาหารแห้ง | 30 | 22 |
| S007 | โยเกิร์ตรสธรรมชาติ | อาหารสด | 5 | 15 |
| S008 | แชมพู | ของใช้ส่วนตัว | 15 | 89 |
| S009 | กาแฟกระป๋อง | เครื่องดื่ม | 40 | 15 |
| S010 | ขนมขบเคี้ยว | อาหารแห้ง | 50 | 20 |
สถานการณ์ที่ 1: อยากรู้ว่าสินค้าอะไรใกล้หมด (เหลือน้อยที่สุด)
วิธีทำ: Sort คอลัมน์ “จำนวนคงเหลือ” > A to Z (น้อยไปมาก)
ผลลัพธ์: โยเกิร์ตรสธรรมชาติ (5 ชิ้น) และขนมปังแซนด์วิช (8 ชิ้น) จะขึ้นก่อน — รู้ทันทีว่าต้องสั่งของอะไรเพิ่ม!
สถานการณ์ที่ 2: อยากรู้ว่าสินค้าอะไรมีมูลค่าสูงสุด (ราคาแพงที่สุด)
วิธีทำ: Sort คอลัมน์ “ราคาขาย” > Z to A (มากไปน้อย)
ผลลัพธ์: แชมพู (89 บาท) และยาสีฟัน (45 บาท) ขึ้นก่อน — รู้ว่าสินค้าไหนที่ต้องดูแลเป็นพิเศษ!
สถานการณ์ที่ 3: อยากดูสินค้าแยกตามหมวดหมู่ และในหมวดเดียวกันให้เรียงราคาถูกไปแพง
วิธีทำ: Sort หลายระดับ:
- ระดับแรก: หมวดหมู่ > A to Z
- ระดับที่สอง: ราคาขาย > A to Z (น้อยไปมาก)
ผลลัพธ์: ข้อมูลจะเรียงเป็นกลุ่มหมวดหมู่ — อาหารแห้งมาก่อน, อาหารสด, เครื่องดื่ม, ของใช้ส่วนตัว — และภายในหมวดเดียวกัน สินค้าราคาถูกจะอยู่ด้านบน!
เปิดไฟล์ตัวอย่างที่ชีท “สต็อกสินค้า” แล้วลองใช้ Sort หลายระดับตามนี้ดูครับ — จะเห็นว่าข้อมูลเป็นระเบียบมาก!
5. สิ่งที่มือใหม่มักพลาดเวลา Sort
❌ พลาดที่ 1: ลืมเลือกข้อมูลทั้งหมด — เรียงแค่คอลัมน์เดียว!
ปัญหา: คุณเลือกแค่คอลัมน์ “ยอดขาย” แล้ว Sort — ผลลัพธ์คือยอดขายเรียงใหม่ แต่ชื่อพนักงานไม่เรียงตาม! ข้อมูลเละทันที!
สาเหตุ: Excel Sort ตามช่วงที่คุณเลือก ถ้าคุณเลือกแค่คอลัมน์เดียว — มันจะเรียงแค่คอลัมน์นั้น!
วิธีแก้ไข:
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ ภายในตารางข้อมูล — อย่าเลือกแค่คอลัมน์เดียว
- หรือเลือกข้อมูลทั้งหมดก่อน Sort
- หรือใช้ Format as Table ก่อน — แล้ว Excel จะรู้ว่าข้อมูลของคุณอยู่ตรงไหน!
❌ พลาดที่ 2: มีแถวรวมอยู่ด้านล่าง — แถวรวมโดน Sort เข้าไปด้วย!
ปัญหา: คุณมีตารางข้อมูลที่มีแถว SUM อยู่ด้านล่าง — แล้ว Sort ทำให้แถวรวมปนกับข้อมูล!
วิธีแก้ไข:
- อย่าเลือกแถวรวมตอน Sort
- หรือแยกแถวรวมไว้นอกตาราง (เว้น 1-2 แถวว่าง)
- หรือใช้ Format as Table ซึ่งจะจัดการแถวรวมให้อัตโนมัติ
❌ พลาดที่ 3: Merge Cells ในตาราง — Sort ไม่ได้!
ปัญหา: ถ้าคุณมีเซลล์ที่ผสานกัน (Merge Cells) ในตาราง — Excel จะไม่ยอมให้ Sort หรืออาจ Sort ผิด
วิธีแก้ไข:
- เลิก Merge Cells ก่อน Sort (Unmerge Cells)
- หรือใช้ Center Across Selection แทนการ Merge
❌ พลาดที่ 4: วันที่เป็นข้อความ — Sort ผิด!
ปัญหา: วันที่ที่พิมพ์เป็นข้อความ (เช่น “1/7/2026” แต่เป็น Text) — เวลา Sort จะเรียงตามตัวอักษร ไม่ใช่ตามวันที่จริง!
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบก่อนว่าวันที่ในคอลัมน์เป็นวันที่จริงหรือข้อความ (วันที่จริงจะชิดขวา ข้อความชิดซ้าย) ถ้าเป็นข้อความให้ใช้ Data > Text to Columns แปลงก่อน
❌ พลาดที่ 5: Sort แล้วข้อมูลหาย!
ปัญหา: หลัง Sort แล้วข้อมูลบางแถวหายไป — เพราะคุณมี Filter เปิดอยู่!
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบว่ามี Filter เปิดอยู่หรือไม่ — ถ้ามี Filter จะแสดงเฉพาะแถวที่ผ่านเงื่อนไขเท่านั้น ให้ล้าง Filter ก่อน Sort (คลิก Clear ที่ Data Tab > Filter)
6. เคล็ดลับเด็ดสำหรับมือใหม่
⚡ 1. ใช้ Custom Sort — เรียงตามลำดับที่กำหนดเอง
บางครั้งการเรียง A-Z ก็ไม่ตอบโจทย์ เช่น คุณอยากเรียง “แผนก” ตามลำดับที่บริษัทกำหนด (ไม่ใช่ตามตัวอักษร)
วิธีทำ:
- Data Tab > Sort
- เลือกคอลัมน์ที่จะเรียง
- ในช่อง Order: เลือก Custom List…
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมา ให้เลือกหรือพิมพ์ลำดับที่ต้องการ เช่น “ฝ่ายขาย, ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายบุคคล, ฝ่ายผลิต”
- คลิก Add เพื่อบันทึก Custom List นี้
- OK — เสร็จ! ข้อมูลจะเรียงตามลำดับที่คุณกำหนดเอง
ตัวอย่าง: คุณอยากให้พนักงานฝ่ายขายขึ้นก่อน ตามด้วยฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายผลิต — แทนที่จะเรียงตามตัวอักษรที่ “การตลาด” มาก่อน — ใช้ Custom Sort จัดการได้เลย!
⚡ 2. Sort + Filter = คู่หูทำงานเร็ว
Sort กับ Filter มักใช้คู่กันครับ:
- Filter เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ (เช่น ดูเฉพาะแผนกขาย)
- Sort เพื่อเรียงข้อมูลในกลุ่มที่กรองแล้ว (เช่น เรียงยอดขายจากมากไปน้อย)
วิธีใช้:
- เปิด Filter (Data Tab > Filter หรือ Ctrl + Shift + L)
- กรองเฉพาะแผนกที่ต้องการ
- Sort ที่คอลัมน์ยอดขาย
- เสร็จ! — ได้ข้อมูลที่ต้องการแบบเจาะจง!
⚡ 3. Sort A-Z และ Z-A หมายถึงอะไร?
สำหรับคนที่ยังสับสนครับ:
| ประเภทข้อมูล | A-Z (น้อยไปมาก) | Z-A (มากไปน้อย) |
|---|---|---|
| ตัวเลข | 0, 1, 2, 3… → 9 | 9, 8, 7… → 0 |
| ตัวอักษรไทย | ก ไก่ → ฮ นกฮูก | ฮ นกฮูก → ก ไก่ |
| ตัวอักษรอังกฤษ | A → Z | Z → A |
| วันที่ | เก่า → ใหม่ | ใหม่ → เก่า |
จำง่ายๆ: A-Z = เล็กไปใหญ่ / เก่าไปใหม่, Z-A = ใหญ่ไปเล็ก / ใหม่ไปเก่า
⚡ 4. ใช้ Sort เมื่อไหร่ดี?
Sort มีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ครับ:
| สถานการณ์ | ใช้ Sort แบบไหน |
|---|---|
| อยากรู้ยอดขายสูงสุด | Z-A (มากไปน้อย) ที่คอลัมน์ยอดขาย |
| อยากรู้สินค้าที่ใกล้หมด | A-Z (น้อยไปมาก) ที่คอลัมน์จำนวนคงเหลือ |
| อยากเรียงชื่อตามตัวอักษร | A-Z ที่คอลัมน์ชื่อ |
| อยากดูพนักงานใหม่สุด | Z-A (ใหม่ไปเก่า) ที่คอลัมน์วันที่เริ่มงาน |
| อยากจัดกลุ่มแผนก+เรียงเงินเดือน | Sort หลายระดับ |
| อยากเรียงตามลำดับเฉพาะ | Custom Sort |
7. สรุป
วันนี้เราได้เรียนรู้เรื่องการจัดเรียงข้อมูล (Sorting) ใน Excel ไปด้วยกันครับ:
| เรื่อง | วิธีทำ |
|---|---|
| Sort พื้นฐาน (คลิกเดียว) | Data Tab > Sort A-Z หรือ Z-A |
| Sort หลายระดับ | Data Tab > Sort > Add Level |
| Sort ตามลำดับที่กำหนดเอง | Data Tab > Sort > Custom List |
| Sort + Filter | เปิด Filter ก่อน แล้ว Sort |
ข้อควรจำที่สำคัญ:
- คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในตารางก่อน Sort — อย่าเลือกแค่คอลัมน์เดียว!
- ระวังแถวรวมและ Merge Cells
- ตรวจสอบวันที่ว่าเป็นวันที่จริงหรือข้อความ
- ใช้ Sort หลายระดับเมื่อต้องการเรียงตามหลายเงื่อนไข
แนะนำให้ลองเปิดไฟล์ตัวอย่างที่แนบมาดูครับ — มีชีทให้ลองเล่น 3 ชีท:
- ชีท “ยอดขาย” — ลอง Sort พื้นฐาน คลิกเดียวเรียงได้
- ชีท “พนักงาน” — ลอง Sort หลายระดับ เรียงแผนกก่อน แล้วค่อยเรียงเงินเดือน
- ชีท “สต็อกสินค้า” — ตัวอย่างสถานการณ์จริงพร้อมคำแนะนำ
ลองเปิดไฟล์แล้วใช้ Sort ตามที่เรียนในบทความนี้ดูครับ — เลือกคอลัมน์แล้วกด Sort ดูข้อมูลเปลี่ยนไปเรื่อยๆ แล้วคุณจะรู้ว่า Sorting ทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้นขนาดไหน!
ในบทความหน้าเราจะมาดูเรื่อง การกรองข้อมูล (Filtering) — ไม่ต้องมานั่งหาเองอีกต่อไป แค่คลิกเลือกก็เจอข้อมูลที่ต้องการทันที! ไว้เจอกันครับ 😊