ผมเคยเขียนวิธีการแยกชื่อ-สกุลออกมากันไปแล้วตอนหนึ่ง โดยใช้ Text to Columns ในแถบ Data แต่สำหรับบางคนอาจไม่ได้ต้องการแยกแบบถาวร คืออยากให้ถ้าแก้ไขชื่อ หรือสกุลในช่องที่รวมกันไว้ แล้วให้ข้อมูลใน 2 ช่องที่แยกเป็นชื่อกับสกุลนั้นก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ซึ่งถ้าความต้องการเป็นแบบนั้น เราก็จะต้องให้สูตร หรือไม่ก็ฟังก์ชันแหละ โดยสำหรับผู้ใช้ Office 365 ตอนนี้ฟังก์ชัน TEXTBEFORE() กับ TEXTAFTER() น่าจะเปิดให้ใช้แล้ว สำหรับผู้ที่ไม่มี 2 ฟังก์ชันดังกล่าว ก็สามารถใช้ LEFT() และ RIGHT() รวมกับ FIND() และ LEN() ได้ แต่ก่อนอื่นมาดูข้อมูลก่อน จากภาพตารางข้อมูลด้านบน ช่องข้อมูลหลักของเราจะเป็นคอลัมภ์ A ซึ่งจะเป็นชื่อ-สกุล รวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน แยกด้วย spacebar ส่วนคอลัมภ์ B จะเป็นชื่อที่เราจะใช้ TEXTBEFORE() แยกออกมา และคอลัมภ์ C จะใช้ TEXTAFTER() การใช้งาน TEXTBEFORE()… Continue reading สูตร Excel สำหรับแยกชื่อและนามสกุล ด้วยฟังก์ชัน TEXTBEFORE และ TEXTAFTER
การทำตัวเลือก drop down แบบค้นหาได้
เราส่วนมากใช้ Google กันจนเคยชินกับการใช้ตัวเลือกที่เขาเสนอมาให้ ซึ่งมันสะดวกมาก เพราะบางทีเราก็ไม่ค่อยแน่ใจนักว่าจะพิมพ์อะไรต่อไปดี 😅 ตัวอย่างที่งานฝ่ายบุคคลพบบ่อยได้แก่ คนที่ชื่อ “นา” แผนก Operation นี่เขาชื่อจริงว่าอะไรนะ โดยเฉพาะคนที่ไม่ได้ส่งเมล์หาคนคนนั้นบ่อย ๆ แล้วถ้าเราใช้ Excel จะพอมีวิธีไหนช่วยกรองข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับที่เราพิมพ์เข้าไปได้บ้าง แล้วให้ cell ที่ต้องการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องขึ้นมาแสดงผลเอง มาดูวิธีกันครับ ก่อนอื่นข้อมูลตัวอย่างอยู่ในซีตชื่อ “data” โดยข้อมูลนี้ได้จากการสุ่มมาจาก https://kidhaina.com/thainamegenerator.html และเหมือนเช่นเคย (สำหรับผม 😁) ข้อมูลทำการ Format as Table แล้ว และตั้งชื่อเป็น tblData มีอีก 2 คอลัมภ์ที่นำข้อมูลที่มีอยู่มาเชื่อมกัน โดยคอลัมภ์ i หรือ forlookup จะใช้แสดงผลลัพธ์เมื่อผู้ใช้เลือกชื้อใดชื่อหนึ่ง ส่วนคอลัมภ์ j หรือ forsearch ใช้เพื่อช่วยให้เราสามารถค้นหาได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังภาพ ฟังก์ชันที่ใช้กรองข้อมูล สำหรับการกรองข้อมูลที่มีอยู่เทียบกับข้อมูลที่ถูกพิมพ์เขามา เราจะใช้ฟังก์ชัน FILTER(), SEARCH() และ… Continue reading การทำตัวเลือก drop down แบบค้นหาได้
การใส่เครื่องหมายคำพูดในสูตร Excel
อาจมีบางครั้งเหมือนกันที่เราต้องการใช้ผลลัพธ์ใน Excel ที่เป็นเครื่องหมายคำพูด หรือเครื่องหมายอัญประกาศ หรือบางคนก็เรียกว่า “ฟันหนู” (มีหลายชื่อเหมือนกันแฮะ) โดยในภาษาอังกฤษก็คือ double quote (“) หรือเรียกเต็มคือ double quotation mark นั่นเอง และก็เป็นที่รู้กันอยู่แล้วว่า double quote ใช้สำหรับกำหนดช่วงของข้อความในสูตร Excel เช่น ถ้าเราใช้สูตร =A1&” นิ้ว” และในเซลล์ A1 มีค่าเท่ากับ 3 ผลลัพธ์ในเซลล์ที่เราใส่สูตรไว้จะแสดงเป็น 3 นิ้ว ดังนั้นถ้าเราใส่เครื่องหมายคำพูดไม่ครบคู่ในสูตร เซลล์นั้น ๆ ก็จะ error ดังตัวอย่างในภาพด้านล่างนี้ และหากทำได้ Excel จะแก้ไขให้ได้ สำหรับสูตรที่ไม่ซับซ้อน จากตัวอย่างด้านบน หากเราตอบไว้ใช่ Excel จะแก้ไขให้ได้ โดยเพิ่มเครื่องหมายคำพูดขึ้นมาอีกตัว ซึ่งเป็นวิธีที่เรียกว่า ใส่ escape string ในสูตร ดังภาพด้านล่าง หรือหากใครใช้สูตรที่ซับซ้อนเกรงว่าจะงง เราสามารถใช้ฟังก์ชัน… Continue reading การใส่เครื่องหมายคำพูดในสูตร Excel
การตัดข้อมูลซ้ำออกใน Excel
สำหรับใครที่เจอปัญหาที่จะต้องกรอง หรือตัดข้อมูลซ้ำออกบ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อมูลที่มาจาก Microsoft Forms หรือ Google Forms ซึ่งตั้งแต่ก่อนจะต้องใช้ advance filter มาช่วยจัดการ แต่ค่อนข้างจะใช้หลายคลิกถึงจะได้เฉพาะข้อมูลที่ต้องการ รวมถึงหากข้อมูลเปลี่ยนไปข้อมูลที่กรองออกมาแล้ว จะไม่เปลี่ยนแปลงตาม (ไม่ dynamic update) ตอนนี้ใน Excel มีฟังก์ชันชื่อ UNIQUE มาช่วยแก้ไขปัญหานั้นแล้ว ฟังก์ชัน UNIQUE ใน Excel ⚠ แต่ต้องบอกไว้ก่อนว่า จะใช้ได้เฉพาะผู้ที่เป็นสมาชิก Office 365 หรือ Excel 2021 เป็นต้นไป โดยฟังก์ชันนี้จะกรองเอาเฉพาะข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันมาให้เรา การใช้งานฟังก์ชัน UNIQUE วิธีใช้งานง่าย ๆ คือใช้สูตร =UNIQUE(A2:A40) ใน cell แรกที่เราต้องการจะใส่ข้อมูลที่ผลการกรอกข้อมูลจะออกมา ไวยากรณ์ (Syntax) array ก็คือ range ข้อมูล หรือจะใส่ข้อมูลเป็น array… Continue reading การตัดข้อมูลซ้ำออกใน Excel
การเช็คความจุแบตเตอรี่ของ notebook ที่ใช้ Windows 10
ปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้งาน notebook เจออยู่บ่อย ๆ คือ “รู้สึกว่าเวลาถอดสายชาร์จแล้วใช้งานได้ไม่นานเหมือนตอนที่ซื้อมาใหม่ ๆ” 🤨 และปัญหานั้นก็มาจากความจุแบตเตอรี่มันลดลง หรือเรียกว่า “แบตเสื่อม” นั่นเอง แล้วทีนี้เราจะรู้ได้ยังไงว่า แบตของ notebook ที่เราใช้มันเสื่อมไปถึงไหนแล้ว สมควรจะไปเปลี่ยนแบตหรือยัง? และเป็นเรื่องที่น่าแปลกใจนิดหน่อยที่ Microsoft ไม่มี report การใช้งานแบตให้ดูได้ง่าย ๆ ผ่าน UI (User Interface) ทั้ง ๆ ที่มีการเก็บข้อมูลการใช้งานแบตเตอรี่ค่อนข้างละเอียดเลย คำสั่งที่ใช้เช็ค battery ของ Windows แต่เราสามารถดูข้อมูลนี้ได้ จากการใช้คำสั่งที่ต้องพิมพ์เอา ผ่าน Command Prompt หรือ PowerShell โดยคำสั่งที่ใช้ก็คือ ซึ่งไฟล์ report ที่ได้จะอยู่ในโฟลเดอร์ตอนที่คุณใช้คำสั่งนั้น โดยปกติจะอยู่ที่ “C:\Users\your-username\” หรือไม่ก็ “C:\” เลย หรืออาจกำหนดโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ report ให้คำสั่งด้วยก็ได้ โดยใช้คำสั่ง การเรียกใช้… Continue reading การเช็คความจุแบตเตอรี่ของ notebook ที่ใช้ Windows 10
การนับแบบหลายเงื่อนไขใน Excel
ในบางครั้งเราก็ต้องการรู้จำนวนบางสิ่ง โดยที่มีหลายเกณฑ์ หรือหลายเงื่อนไข เช่น อยากรู้ว่าพนักงานในฝ่ายวิศวกรรมมีเพศชายกี่คน เพศหญิงกี่คน หรือ อยากรู้ว่า รถรุ่นนี้ สีแดงในภาคตะวันออกขายได้กี่คัน เป็นต้น เมื่อใช้ Excel เราจะใช้สูตรอะไร หรือฟังก์ชันไหนมาช่วยดี มาหาคำตอบกันในโพสต์นี้ครับ สรุปย่อ ใน Excel มีฟังก์ชันชื่อ COUNTIFS() สำหรับใช้นับแบบหลายเกณฑ์ หรือเงื่อนไข โดยจำนวนที่นับได้นั้น คือ จำนวนที่เข้าทุกเกณฑ์ หรือทุกเงื่อนไขที่ใส่เข้าไปในฟังก์ชัน หรือพูดให้ง่ายก็คือ COUNTIFS() ใช้เงื่อนไขแบบ “และ (AND)” ดังนั้น ⚠️”ข้อมูลที่ตรงแค่บางเงื่อนไขจะไม่ถูกนับ” นะ ตัวอย่าง ขอยกตัวอย่างเป็นการนับพนักงานในแต่ละแผนกก็แล้วกันครับ โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นไปตามนี้ ซึ่งจะได้มาจากการนับข้อมูล ซึ่งผมกำหนดให้เป็นตาราง (Format as Table) ไว้แล้ว ดังภาพด้านล่าง หรือจะดูจากลิงค์ หรือดาวน์โหลด “ไฟล์ตัวอย่าง” มาลองใช้ดูก็ได้ 😁 โดยตารางนี้จะชื่อ EmployeeTable และมีหัวตารางชื่อ Firstname, Lastname,… Continue reading การนับแบบหลายเงื่อนไขใน Excel
การทำตัวเลือกแบบ drop down แบบหลายชั้นใน Excel
สรุปย่อ การทำตัวเลือกแบบ drop down หลายชั้น หรือตัวเลือกในเซลล์หนึ่งขึ้นอยู่กับข้อมูลที่เราเลือกในเซลล์อื่น เราจะใช้ data validation, named range, และ INDIRECT() ทำงานร่วมกัน ตัวอย่าง สมมติว่าเราต้องการให้ตัวเลือกในคอลัมภ์ A เป็นประเภทของสินค้า ซึ่งมี 3 อย่าง ก็คือ ผลไม้ เนื้อสัตว์ และพืชผัก และข้อมูลในคอลัมภ์ B จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราเลือกในคอลัมภ์ A เช่น ถ้าคอลัมภ์ A เลือกเป็น “พืชผัก” ในคอลัมภ์ B ควรจะมีตัวเลือกเป็น ผักหัว ผักใบ ผักสลัด เป็นต้น ดังภาพ ขั้นตอนที่ 1 กำหนดตัวเลือกและกำหนดชื่อ (named range) จากภาพตัวอย่างด้านบน จะเห็นว่าผมใส่ข้อมูลที่จะใช้เป็นตัวเลือกไว้ในคอลัมภ์ E ถึง G โดยประเภทที่จะเลือกในคอลัมภ์ A จะอยู่ในแถวที่… Continue reading การทำตัวเลือกแบบ drop down แบบหลายชั้นใน Excel
การใช้ฟังก์ชัน LAMBDA ใน Excel
สรุป ฟังก์ชัน LAMBDA ใช้สำหรับ สร้างฟังก์ชันใหม่ เพิ่มเข้าไปในไฟล์ Excel (workbook) โดยไม่ต้องเขียน Macro(s) หรือ VBA code 😊👍 เพิ่มเข้าไปในไฟล์ ซึ่งจะช่วยให้เราไม่ต้องพิมพ์ หรือ copy-paste สูตรที่เขียนขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก รวมทั้งฟังก์ชันที่สร้างจาก LAMBDA() นี้ จะสามารถเรียกใช้ตลอดในไฟล์ Excel นั้น ๆ เสมือนเป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่มีมากับ Excel ข้อจำกัดในการใช้งาน! ตอนนี้ฟังก์ชัน LAMBDA อยู่ในช่วงทดลองใช้งานในกลุ่ม Office Insiders อยู่ ดังนั้นสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป จะยังไม่เห็นฟังก์ชันนี้ รูปแบบการใช้งาน (Syntax) อาร์กิวเมนต์ (Arguments) อาร์กิวเมนต์ คำอธิบาย จำเป็นต้องมี? parameterX ใช้กำหนดค่า หรือตัวแปรต้นที่จะใช้ประกอบการคำนวณ แต่จะมีได้ไม่เกิน 253 ค่า โดยจะเป็นตัวเลข (number) หรือข้อความ (text) ก็ได้… Continue reading การใช้ฟังก์ชัน LAMBDA ใน Excel
ใช้ Excel แยก ชื่อ ชื่อกลาง นามสกุล
สิ่งที่ผมมักพบบ่อย ๆ เลย clean data ที่ได้มาทำต่อ ก็มักจะเป็น คนที่ให้ข้อมูลเรามา ใส่ข้อมูล 2 หรือ 3 อย่างไว้ใน cell เดียวกัน 😆 แน่นอนครับ คนเราส่วนมากไม่รู้ตั้งแต่แรกหรอกว่า ควรจะทำ data normalization 😲 ก่อนเก็บข้อมูล [26 ม.ค. 2566] แยกชื่อ-สกุลด้วยสูตร ⬅️อ่านจากลิงค์นี้ โดยเฉพาะชื่อ-สกุลของคน มาหลากหลายรูปแบบมาก ดังนี้เราจะค่อย ๆ ดูไปทีละแบบเท่าที่เคยเจอมาก็แล้วกัน 😁 เริ่มจากกรณีที่เข้าใจว่า ง่ายที่สุดก่อนก็แล้วกัน กรณีแรก: ชื่อ-สกุล ไม่มีคำนำหน้า ชื่อ-สกุล Full Name ฐิติสร เสถียรไทย Thitisorn Sathianthai แกล้วกล้า วิจิตรพงศ์พันธ์ Klaew-kla Vijitpongpun ธนุธรรม แสนสุรินทร์ Tanutam Sansurin ปุรันต์… Continue reading ใช้ Excel แยก ชื่อ ชื่อกลาง นามสกุล
การพยากรณ์ หรือประมาณการด้วย Excel
ในงานบริหารจัดการด้านต่าง ๆ มีสิ่งที่ต้องทำควบคู่ไปเสมอคือ การวางแผนงานล่วงหน้า และความแม่นยำในการวางแผนมักจะขึ้นอยู่กับการประมาณการสถานการณ์ล่วงหน้า หรือการพยากรณ์จากข้อมูลเดิมที่เรามีอยู่ ไม่ว่าจะเป็น แน้วโน้มทางการตลาดจะเป็นอย่างไร? ยอดขายจะเป็นเท่าไหร่? สินค้าคงคลังจะเป็นเท่าไหร่? และควรจะต้องมีพนักงานฝ่ายต่าง ๆ จำนวนเท่าไหร่? หรืองานอะไรก็ตาม ซึ่งผู้บริหารไม่ว่าจะระดับไหนก็ต้องวางแผนทรัพยากรล่างหน้าอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มหรือลดก็ตาม และการคาดการณ์แบบไม่มีข้อมูลเลย ก็คงไม่ต่างอะไรจากการเดา ซึ่งอาจจะให้ผลไม่แม่นยำพอ ซึ่งจะส่งผลให้ทรัพยากรไม่เพียงพอ หรือมากเกินไป ในตอนนี้เราจะขอใช้สูตร Excel มาช่วยในการประมาณการสิ่งที่จะเกิดขึ้น ซึ่งน่าจะช่วยให้เป็นตัวอย่างให้เรานำไปใช้ในงานของผู้อ่านได้ ตัวอย่างที่เราจะใช้ในตอนนี้คือ ประมาณการยอดผู้ติดเชื้อโควิด 19 ในประเทศไทยของเราเอง ซึ่งข้อมูลเราได้มาจาก รายงาน COVID-19 ประจำวัน ของ data.go.th แล้วนำมาสรุปเป็นยอดผู้ติดเชื้อต่อวัน แล้วก็จะได้ไฟล์ตัวอย่าง ซึ่งกดไปดูหรือดาวน์โหลดได้จากลิงค์นี้ โดยในไฟล์ตัวอย่าง ค่าในคอลัมภ์ต่าง ๆ จะเป็นตามนี้ ส่วนสูตรคำนวณจะอธิบายเพิ่มเติมอีกที คอลัมภ์ A คือ Date ซึ่งก็คือวันที่ คอลัมภ์ B คือ CasePerDay ซึ่งก็คือ ยอดผู้ติดเชื้อต่อวัน ซึ่งเรารวมมาจากข้อมูลที่ได้จาก… Continue reading การพยากรณ์ หรือประมาณการด้วย Excel